Sistemul Integrat de Management al Performantei

A gestiona performanta companiei si a oamenilor angajati este sarcina cea mai importanta a directiunii generale sau top managementului din firma.
Daca reusesc sa inteleaga si sa implementeze un sistem integrat de management al performantei, atunci procesele puse in functiune le vor permite sa monitorizeze si sa gestioneze performanta din timpul executiei strategiei firmei, reusind sa intervina in timp real cu ajustari si imbunatatiri necesare obtinerii rezultatelor dorite.

Implementarea celor mai bune practici specifice managementului performantei se bazeaza pe cateva etape bine definite:
• implementarea sistemului integrat de management al performantei la nivel strategic – planificare obiective strategice SMART, operational – business controlling si nivel individual de angajat – declinare obiective operationale de la nivel de departament la nivel individual.
•  implementarea sau optimizarea cadrului existent al managementului performantei individuale: planificare, monitorizare si feedback: 360 grade * 360 zile, evaluare trimestriala si revizuire anuala (incheiere ciclu si replanificare)
• optimizarea motivarii, recunoasterii, sistemului de bonusare si a politicilor salariale legate de performanta
• crearea proceselor si rutinelor de monitorizare si raportare a performantei inclusiv definirea, formularea si declinarea indicatorilor cheie de performanta
• analiza culturii organizationale si tranformarea ei intr-un factor de succes al implementarii managementului performantei prin identificarea, promovarea si evaluarea comportamentelor si atitudinilor care sustin dezvoltarea unui mediu de intern de lucru pozitiv si motivant

Managementul performantei firmei cunoscut in trecut sub denumirea de management control sau control de gestiune, reprezinta in principal procesul de cascadare, declinare a obiectivelor strategice ale companiei in obiective operationale de performanta pentru diferitele arii functionale din firma (productie, logistica, vanzari, financiar,etc…).

Incertitudinile si schimbarile rapide caracteristice pietelor de azi necesita agilitate si capacitate de reactie. Managementul performantei firmei are functia de a pune in timp real la dispozitia echipelor de conducere informatii suport pentru deciziile necesare de luat in diferitele procese si departamente din firma. Aceasta se intampla prin dezvoltarea unui cadru de implementare integrand toate procesele din firma sub lupa managementului performantei, facilitat de investitia in tehnologia informatiei necesara si sustinut de intreaga organizatie prin introducerea datelor in timp real in sistemul informatic.

Expertiza in analiza si sinteza datelor financiare si non-financiare legate de performanta reprezinta un atuu pentru controllerul de gestiune devenit in ultimii ani manager de performanta a firmei, competenta care ii permite sa inteleaga si sa sprijine crearea unui reporting complet si clar asupra performantei afacerii clientilor.

Pentru a dezvolta un sistem eficace si eficient de management al performantei pentru propria afacere, recomandam companiilor sa se concentreze pe urmatoarele domenii cheie:
• Crearea unor modele solide de planificare si bugetare;
• Dezvoltarea unui sistem de raportare robust, complet si agil, care sa ofere managementului informatii suficient de detaliate si de rapide atat despre performanta trecuta – feedback, cat si despre performanta potentiala in viitor – feedforward;
• Implementarea unui sistem de contabilitate si management al costurilor care sa permita analize detaliate pluridimensionale, atat pe inductori de costuri cat si pe inductori de valoare specifici fiecarei afaceri.

Trebuie sa ne reamintim ca in mod istoric si traditional managementul performantei firmei isi are originile in contabilitatea manageriala sau managementul costurilor.

Managementul costurilor ramane si azi o dimensiune importanta si de mare actualitate. Inca intalnim si in zilele noastre firme care reactioneaza in ultimul moment in fata dificultatilor economice carora trebuie sa le faca fata, tocmai datorita lipsei unui management corect al costurilor.

Poate mai mult ca niciodata companiile din ziua de azi cu nevoie de o perspectiva completa si corecta asupra costului si profitabilitatii produselor, clientilor sau diferitelor activitati sau proiecte. Managerii au nevoie de informatii fiabile legate de inductorii de costuri pentru a evalua implicatiile si a putea lua decizii rapide in perspectiva schimbarilor din piata. In plus orice exercitiu potential de optimizare a costurilor se bazeaza pe informatii detaliate si bine structurate in contabilitatea de gestiune.

Analiza costurilor creaza o baza de date completa care serveste ca fundatie pentru:
• Imaginea structurii costurilor si profitabilitatii pe produse, servicii, piete sau clienti;
• Luarea unor decizii strategice de tipul make or buy, internalizare sau externalizare;
• Imbunatatirea proceselor din afacere.

Managementul performantei individuale a angajatilor asigura cascadarea, declinarea obiectivelor operationale ale departamentelor in obiective individuale de performanta specifice postului fiecarui angajat din companie, creand in acelasi timp o intelegere si mai clara a contributiei proprii la performanta generala a organizatiei.

Vorbim despre un proces continuu de planificare, masurare si evaluare a performantei angajatilor si despre alinierea acesteia cu scopurile strategice ale companiei si cultura sa organizationala.

Desi multe firme au sisteme pe care le numesc managementul performantei, in realitate ele realizeaza doar evaluarea performantei. Acestea realizeaza o evaluare anuala a performantei angajatilor in care nu sunt incluse consideratii strategice de business, iar feedback-ul complet si regulat lipseste privand angajatul de posibilitatea imbunatatirii continue a performantei sale.

Avantajele implementarii unui sistem adevarat de management al peformantei angajatilor sunt multiple:
• Cresterea motivatiei, implicarii si stimei de sine a angajatilor;
• Clarificarea sarcinilor, obligatiilor si a asteptarilor sefului direct in legatura cu postul in analiza;
• Da angajatului o perspectiva obiectiva asupra performantei proprii si asupra oportunitatilor de dezvoltare sau punctelor de imbunatatit;
• Da managerului posibilitatea sa ia masuri si decizii administrative potrivite si corecte, permitand identificarea performerilor si talentelor si respectiv a angajatilor care au nevoie de un plan de dezvoltare pentru a se ridica la nivelul asteptat si necesar.

Scopurile managementului performantei angajatilor:
• Scopul strategic: ajuta la conectarea activitatilor realizate de angajati cu misiunea si scopurile organizatiei, la identificarea rezultatelor si comportamentelor dorite si necesare pentru realizarea strategiei;
• Scopul administrativ: furnizeaza informatii necesare deciziilor HR legate de sistemul de compensatii si beneficii, promovari sau actiuni disciplinare;
• Scopul informational: informeaza angajatii si managementul despre contributia personala si asteptarile organizatiei legat de performanta lor individuala;
• Scopul de dezvoltare: feedback-ul primit le ofera angajatilor o imagine buna asupra punctelor forte si a celor de imbunatatit si permite identificarea nevoilor de training la nivel de companie;
• Scopul de „mentenanta” organizationala: ofera informatii utile pentru planificarea resurselor umane si pentru evaluarea eficacitatii unor procese HR cu bugete discretionare precum activitatea de training;
• Scopul de documentare: ofera probe utile si documente suport pentru deciziile HR si conformarea acestora la cerintele legale in vigoare.

Un sistem de management al performantei individuale implementat corect este cel mai bun mod de a identifica, gestiona si retine top performerii, talentele, in firma. Este in concluzie modul cel mai bun de a te asigura ca angajezi si retii in organizatie Oamenii potriviti care vom performa procese aliniate strategiei si vor garanta performanta si excelenta organizationala.